Om det känns som att det finns en tröghet i arbetet med långa ställtider, bristande kommunikation och en otydlighet i vad som görs och av vem - se över hur organisationen är uppbyggd. Otydliga roller, ansvar, delegering och mandat är ett vanligt organisatoriskt hinder för att lyckas med energieffektivisering.
Läs om fallstudie på Länsstyrelsens webbplats: Överkomma hinder för energieffektivisering i kommuner – fallstudie av fem kommuner i Stockholms län.
Ett sätt att få en överskådlig bild är att ordna en workshop eller ett diskussionsmöte där alla som berörs av energifrågor på något vis bjuds in, exempelvis driftstekniker, förvaltare, upphandlare, kommunikatör, energisamordnare, VD, miljöchef och bovärdar.
Tänk brett! Även de som inte jobbar dagligen med frågan kan behöva involveras för att få en helhetsbild.
Exempel på upplägg och diskussionsfrågor
Be alla skriva ner på post it-lappar vad de själva gör inom energiområdet idag. Gruppera lapparna på en tavla eller bord. Vilka gör vad? Finns det överlappande arbete eller saknas det personal någonstans?
Diskutera utifrån frågeställningarna:
- Hur är ansvaret fördelat på papperet?
- Vem har i praktiken mandat att besluta om och genomföra energieffektiviseringsåtgärder?
- Hur ser beslutsvägarna ut?
- Vem kommer in var och när i processen?
- Hur ser samarbetet ut mellan olika kompetenser och verksamheter?
- Hur kommunicerar ni med varandra och när?
- Har alla involverade rätt kompetens eller behövs vidareutbildning?
- Vad fungerar bra?
- Vad fungerar mindre bra?
- Hur kan vi överbrygga hinder och effektivisera arbetet?
- Vilken arbetsform hade passat oss bäst? Exempelvis om vi ska skapa en tvärsektionell arbetsgrupp.
Dokumentera roller, ansvar, när och hur olika personer involveras i processen, samarbeten och beslut- och kommunikationsvägar. Beskriv hinder och behov och skriv ner vad ni ska göra i nästa steg för att överkomma hinder.
Behöver ni större förändringar kan en omorganisation diskuteras på ledningsnivå och då behövs ett projektarbete komma på plats. Handlar det mer om att effektivisera befintligt arbete kan det räcka med en plan för hur ni ska gå vidare, vem som ska göra vad samt att ni har regelbundna avstämningar där ni tillsammans går igenom förändringarna och följer upp. Utvärdera efter hand hur det går.
Denna information kommer från Klimatkommunernas projekt ELSA.