Det betyder dock inte att man måste göra på exakt samma sätt varje gång, det måste finnas en flexibilitet i arbetet som tillåter anpassning till olika förutsättningar i beståndet. Däremot är det viktigt att arbetsgången är densamma, från beslut till genomförande och uppföljning.
Arbetet startar med att kartlägga vilka processer som finns inom företaget. Analysera vilka processer som fungerar bra och vilka som fungerar mindre bra och identifiera framgångsfaktorerna.
Förslag på processer att se över och dokumentera:
Genomför gärna översynen i era team gemensamt och se till att ledningsrepresentant finns med.
Punkter och frågeställningar nedan kan användas i er diskussion:
- Idéprocess; var kommer idéerna till energieffektivisering ifrån och hur tas de omhand? För att skapa engagemang och motivation är det bra att lyssna på verksamheten och de som arbetar i daglig drift och ta hand om de idéer som kommer in.
- Beslutsprocess; Var fattas besluten om energieffektivisering – ledning eller i verksamheten – och på vilka grunder? Här kan det vara bra att skilja på när det är strategiska beslut och operativa beslut. Har bolaget en värdegrund och mål? Hur används de för att motivera åtgärder?
- Driftsprocess; Hur säkerställer vi att driften är optimal? Vem har ansvar? Hur ofta följer vi upp?
- Renoveringsprocess; Hur gör vi? Vilka är med eller borde vara med? Hur ser ansvarsfördelningen och rollerna ut? Ingen ska ha ett uppdrag utan befogenheter att genomföra det. Vilka framgångsfaktorer kan vi se sedan tidigare och vilka läxor har vi att lära?
- Upphandlingsprocess; Finns ett systemtänk kring upphandling för exempelvis partnering? Vem är det som gör upphandlingar? När tar vi in experter och när gör vi det inte? Följer vi upp kraven vi ställt?
- Kommunikationsprocess; Hur kommunicerar vi kring åtgärder, idéer och resultat och till vilka? Finns det personer som inte får rätt information i rätt tid?
Referenser till ovan:
> Elda inte för kråkorna – Fem forskningsperspektiv: Varför går det så långsamt att energieffektivisera i svenska miljonprogramsområden?
Läs mer på Urban Futures webbplats.
> U.F.O.S. (Utveckling av Fastighetsföretagande i Offentlig Sektor) rapport om Rätt process:
Denna information kommer från Klimatkommunernas projekt ELSA.